आज की व्यावसायिक दुनिया में हर चीज़ को सुचारू रूप से चलाने के लिए प्रौद्योगिकी महत्वपूर्ण है। प्रौद्योगिकी का प्रभारी व्यक्ति, सीआईओ, यह अच्छी तरह से जानता है क्योंकि चीजें जितनी सुचारू रूप से चलेंगी, कर्मचारी उतना ही अधिक काम कर सकेंगे।
आज की व्यावसायिक दुनिया में हर चीज़ को सुचारू रूप से चलाने के लिए प्रौद्योगिकी महत्वपूर्ण है। प्रौद्योगिकी का प्रभारी व्यक्ति, सीआईओ, यह अच्छी तरह से जानता है क्योंकि चीजें जितनी सुचारू रूप से चलेंगी, कर्मचारी उतना ही अधिक काम कर सकेंगे।
इसकी कल्पना करें: एक कर्मचारी का उपकरण काम करना बंद कर देता है, और आईटी टीम को इसे ठीक करने में दो दिन लगते हैं। वह दो दिन का खोया हुआ काम है। पुराने व्यवसायों के लिए, सब कुछ छोड़कर नई प्रक्रियाओं के साथ शुरुआत करना कभी-कभी ही संभव होता है। इसके बजाय, उन्होंने समय के साथ अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार किया है।
सीआईओ के लिए, अगला चरण स्पष्ट है। उन्हें वर्तमान प्रक्रियाओं में सुधार करते हुए, नई तकनीकी पहलों पर जोर देते रहना चाहिए और तकनीकी रणनीतियों को व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ जोड़ना चाहिए। भले ही कोई कंपनी लंबे समय से एक निश्चित तरीके से काम कर रही हो, सफलता की कुंजी हमेशा प्रौद्योगिकी की मदद से सुधार के तरीकों की तलाश में है।
प्रक्रिया अनुकूलन क्या है?
प्रक्रिया अनुकूलन कुछ बाधाओं का उल्लंघन किए बिना मापदंडों के एक निर्दिष्ट सेट को अनुकूलित करने के लिए एक प्रक्रिया को समायोजित करने का अनुशासन है। सबसे आम लक्ष्य लागत को कम करना और थ्रूपुट और/या दक्षता को अधिकतम करना है। यह औद्योगिक निर्णय लेने में प्रमुख मात्रात्मक उपकरणों में से एक है।
व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन क्या है?
व्यावसायिक प्रक्रिया अनुकूलन प्रक्रियाओं में सुधार करके संगठनात्मक दक्षता बढ़ाने का अभ्यास है। यह व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) के अनुशासन का एक हिस्सा है । अनुकूलित प्रक्रियाएं अनुकूलित व्यावसायिक लक्ष्यों की ओर ले जाती हैं।
अनुकूलन के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं :
- अतिरेक दूर करना
- वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करना
- संचार में सुधार
- पूर्वानुमान परिवर्तन
व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन के लाभ
व्यापार जगत में समय ही पैसा है। कोई भी प्रक्रिया जो समय बचा सकती है, त्रुटियां कम कर सकती है और उत्पादकता बढ़ा सकती है, वह अपनाने योग्य है। व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कैसे काम किया जाता है इसकी समीक्षा और सुधार करना है। स्थापित प्रक्रियाओं को बदलना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, लेकिन लाभ प्रयास के लायक हैं।
अनुकूलित प्रक्रियाएं व्यवसायों को अधिक कुशलता से संचालित करने, बेहतर सेवा प्रदान करने और मुनाफा बढ़ाने की अनुमति देती हैं। प्रतिस्पर्धा और डिजिटल व्यवधान के इस युग में अपनी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने से आपके संगठन को आगे रहने में मदद मिल सकती है।
आइए नजर डालते हैं कुछ खास फायदों पर:
- प्रक्रियाओं में बाधाओं या अतिरेक की पहचान करना और उन्हें दूर करना , जिसके परिणामस्वरूप प्रक्रिया आउटपुट में सुधार होगा
- मुख्य, रणनीतिक और प्रबंधन प्रक्रियाओं के बीच सहयोग और कनेक्शन में सुधार , जिससे बेहतर परिणाम और उत्पादकता में वृद्धि होगी
- प्रक्रिया दक्षता और उत्पादकता में सुधार के लिए गतिविधियों को सुव्यवस्थित करना , जिसके परिणामस्वरूप समय, संसाधन और वित्तीय बचत में वृद्धि होगी
- त्रुटियों से बचकर और बेहतर प्रक्रिया प्रबंधन के माध्यम से पुनः कार्य करके जोखिम को कम करने से आउटपुट और परिणामों की समग्र गुणवत्ता में सुधार होता है।
- संगठनों को अधिक सुचारु रूप से चलाने और गतिशील और विकसित बाजार में बेहतर परिणाम देने में सक्षम बनाकर प्रतिस्पर्धी बने रहने में मदद करना
एंटरप्राइज़ में व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन कैसे कार्यान्वित करें?
व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन को लागू करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है। आरंभ करने के लिए आप यहां कुछ कदम उठा सकते हैं:
चरण-1: उन प्रक्रियाओं की पहचान करें जिन्हें अनुकूलन की आवश्यकता है
उन प्रक्रियाओं की पहचान करने के लिए अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं की समीक्षा करें जिनमें सुधार की आवश्यकता है। चक्र समय, त्रुटि दर और ग्राहक प्रतिक्रिया जैसे मैट्रिक्स का विश्लेषण करें।
चरण-2: वर्तमान प्रक्रियाओं का मानचित्र तैयार करें
चरणों, इनपुट और आउटपुट को समझने के लिए वर्तमान प्रक्रियाओं का मानचित्र बनाएं। अक्षमताओं, अतिरेक और बाधाओं को पहचानें।
चरण-3: सुधारों का विश्लेषण करें और प्राथमिकता दें
उन क्षेत्रों की पहचान करने के लिए प्रक्रियाओं का विश्लेषण करें जिनमें सुधार किया जा सकता है। उनके संभावित प्रभाव, व्यवहार्यता और लागत के आधार पर सुधारों को प्राथमिकता दें।
चरण-4: प्रक्रियाओं को पुनः डिज़ाइन करें
सुधारों को शामिल करने के लिए प्रक्रियाओं को फिर से डिज़ाइन करें। चरणों का क्रम बदलें, कार्यों को स्वचालित करें, या अतिरेक समाप्त करें।
चरण-5: नई प्रक्रियाओं का परीक्षण करें
यह सुनिश्चित करने के लिए पुन: डिज़ाइन की गई प्रक्रियाओं का परीक्षण करें कि वे प्रभावी और कुशल हैं। एक छोटी टीम या विभाग के साथ नई प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करें।
चरण-6: नई प्रक्रियाओं को लागू करें और निगरानी करें
संगठन में नई प्रक्रियाओं को लागू करें और उनकी प्रभावशीलता की निगरानी करें। दक्षता, उत्पादकता, गुणवत्ता और ग्राहक संतुष्टि पर उनके प्रभाव का आकलन करने के लिए फीडबैक एकत्र करें और मेट्रिक्स को ट्रैक करें।
चरण-7: लगातार सुधार करें
प्रक्रियाओं की समीक्षा करें और उनमें सुधार करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे प्रभावी और कुशल बनी रहें। मेट्रिक्स की निगरानी करें, फीडबैक एकत्र करें और आवश्यक समायोजन करें।
व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन उदाहरण?
क्योंकि व्यवसाय प्रक्रिया का अनुकूलन बीपीएम के व्यापक अनुप्रयोग में एक कदम है , यह अक्सर व्यवसाय प्रक्रिया सुधार या व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन जैसी अन्य अवधारणाओं के साथ मिश्रित हो जाता है ।
यहां कुछ वास्तविक जीवन के उदाहरण दिए गए हैं कि कैसे व्यवसाय प्रक्रिया अनुकूलन दक्षता बढ़ा सकता है।
1. खरीद आदेश
एकाधिक खरीद आदेश क्रय विभाग की कतार को अवरुद्ध कर देते हैं। विभाग को लगता है कि यह समस्या ईमेल अनुमोदन के कारण है। अनुरोधों को सुव्यवस्थित करने के लिए, विभाग एक समर्पित वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणाली तैनात करता है। वर्कफ़्लो प्रणाली कर्मचारियों को आइटम चुनने और उसे स्वचालित रूप से अनुमोदन के लिए भेजने की सुविधा देती है।
2. यात्रा प्रतिपूर्ति
वित्त विभाग खर्चों की प्रतिपूर्ति करते समय अक्सर गलतियाँ करता है। चूंकि पूरी प्रक्रिया कागज-आधारित है, इसलिए वे संख्याओं को गलत तरीके से पढ़ते हैं और कर्मचारियों को गलत राशि की प्रतिपूर्ति करते हैं। इसे ठीक करने के लिए, विभाग एक डिजिटल प्रणाली में चला गया जहां कर्मचारी फॉर्म फ़ील्ड में राशि भरते हैं। इस तरह से कोई प्रसंस्करण त्रुटियाँ नहीं हैं।
3. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग
किसी नए कर्मचारी को शामिल करना चरणों के अनुक्रम में होता है। मानव संसाधन अधिकारी कर्मचारी अनुबंध को ईमेल पर भेजते हैं। कर्मचारी द्वारा इस पर हस्ताक्षर करने के बाद, आईटी में संपत्तियों का प्रावधान करने का अगला कदम आगे बढ़ना चाहिए। लेकिन हर बार एचआर मैन्युअल रूप से लैपटॉप का प्रावधान करने और टूल तक पहुंच प्रदान करने के लिए आईटी को एक मेल भेजता है। प्रक्रिया को तेज़ बनाने के लिए, एक ईमेल ट्रिगर सेट किया गया है। एक बार जब कर्मचारी कर्मचारी अनुबंध पर हस्ताक्षर करता है और भेजता है, तो एक ईमेल स्वचालित रूप से आईटी को भेजा जाता है।
किसफ़्लो वर्कफ़्लो प्लेटफ़ॉर्म आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे अनुकूलित करता है
किसफ्लो संगठनों को वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित और स्वचालित करने में मदद करता है। किसफ़्लो के साथ, व्यवसाय अपनी मैन्युअल प्रक्रियाओं को डिजिटल कर सकते हैं, कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं और दक्षता में सुधार और लागत कम करने के लिए अपने वर्कफ़्लो को मानकीकृत कर सकते हैं। किसफ्लो का सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस और ड्रैग-एंड-ड्रॉप फॉर्म बिल्डर व्यवसायों के लिए किसी भी कोडिंग विशेषज्ञता की आवश्यकता के बिना कस्टम वर्कफ़्लो बनाना आसान बनाता है।
किसफ़्लो एक वर्कफ़्लो ऑटोमेशन प्लेटफ़ॉर्म है जो आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कई तरीकों से अनुकूलित कर सकता है:
1. मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करना
किसफ़्लो दोहराए जाने वाले मैन्युअल कार्यों को स्वचालित कर सकता है, जैसे डेटा प्रविष्टि, अनुमोदन और सूचनाएं, समय की बचत और त्रुटियों को कम करना।
2. प्रक्रियाओं का मानकीकरण
किसफ़्लो कार्यों और अनुमोदनों के लिए एक सुसंगत रूपरेखा प्रदान करके प्रक्रियाओं को मानकीकृत करने में मदद कर सकता है। आप भिन्नता को कम कर सकते हैं और निरंतरता में सुधार कर सकते हैं।
3. सहयोग में सुधार
किसफ़्लो कार्य प्रबंधन और संचार के लिए एक केंद्रीकृत मंच प्रदान करके विभागों के बीच सहयोग में सुधार कर सकता है। आप संचार में सुधार कर सकते हैं और देरी को कम कर सकते हैं।
4. वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित करना
किसफ़्लो अनावश्यक कदमों को समाप्त करके और बाधाओं को कम करके वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकता है। आप दक्षता में सुधार कर सकते हैं और लागत कम कर सकते हैं।
5. वास्तविक समय की जानकारी प्रदान करना
किसफ़्लो वर्कफ़्लो प्रदर्शन और दक्षता में वास्तविक समय की अंतर्दृष्टि प्रदान करता है। सुधार के क्षेत्रों की पहचान करें और समय के साथ वर्कफ़्लो को अनुकूलित करें।
6. अन्य उपकरणों के साथ एकीकरण
प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने और डेटा सटीकता में सुधार करने के लिए किसफ़्लो अन्य टूल, जैसे सीआरएम, ईआरपी और एचआर सिस्टम के साथ एकीकृत हो सकता है।
