संचार वह है जिससे हम न केवल अपने व्यक्तिगत जीवन में बल्कि सहकर्मियों, भागीदारों और ग्राहकों के साथ कार्यस्थल में भी रिश्ते बनाते और बनाए रखते हैं।
संचार वह है जिससे हम न केवल अपने व्यक्तिगत जीवन में बल्कि सहकर्मियों, भागीदारों और ग्राहकों के साथ कार्यस्थल में भी रिश्ते बनाते और बनाए रखते हैं। और विशेष रूप से महामारी के समय में, संचार महत्वपूर्ण है।
कंपनियों को कुशलतापूर्वक चलाने और फलने-फूलने के लिए, उन्हें स्पष्ट संचार रणनीतियों को लागू करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, सही संचार उपकरण का होना भी आवश्यक है। इस लेख में, हम कार्यस्थल में संचार के महत्व का पता लगाएंगे, साथ ही आपके संगठन के लिए एक प्रभावी संचार रणनीति विकसित करने के लिए सुझाव भी प्रदान करेंगे।
संचार रणनीतियाँ क्या हैं?
संचार रणनीतियाँ किसी संगठन के भीतर संचार में सुधार के लिए कार्य योजनाएँ हैं। एक सफल योजना के लिए लक्ष्य स्थापित करने के अलावा, एक संचार रणनीति में आम तौर पर मौखिक और गैर-मौखिक संचार शैलियों के रणनीतिक मिश्रण को सक्षम करने के लिए उपकरणों का चयन शामिल होता है। कार्यस्थल में संचार रणनीतियों का उपयोग करने से कंपनी का ज्ञान बढ़ता है, अंतर-विभागीय संचार आसान होता है और अंततः व्यावसायिक प्रक्रियाएं अधिक सुव्यवस्थित और कुशल बनती हैं।
अधिक प्रभावी कार्यस्थल के लिए 8 संचार रणनीतियाँ
प्रभावी संचार टीम के सदस्यों को मजबूत रिश्ते बनाने और कंपनी की संस्कृति और कंपनी के समग्र विकास में सकारात्मक योगदान देने में मदद करता है। आपके संगठन के भीतर एक प्रभावी संचार रणनीति लागू करने में मदद के लिए यहां आठ युक्तियां दी गई हैं:
1. बेहतरीन संचार उपकरणों का उपयोग करें
ऐसे कई उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपनी टीम के भीतर आंतरिक संचार को अधिक प्रभावी बनाने के लिए कर सकते हैं, जिनमें शामिल हैं:
- लाइफसाइज – लाइफसाइज एक उपयोग में आसान, क्लाउड-आधारित वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग समाधान प्रदान करता है जिसे आप अपने व्यक्तिगत उपकरणों पर उपयोग कर सकते हैं या दूरस्थ टीम के सदस्यों के साथ तत्काल आमने-सामने संचार को सक्षम करने के लिए कॉन्फ्रेंस रूम में एकीकृत कर सकते हैं । वास्तविक 4K छवि गुणवत्ता ऐसा महसूस कराती है जैसे आप एक ही कमरे में मिल रहे हैं, और अल्ट्रा-हाई-डेफिनिशन सामग्री साझाकरण यह सुनिश्चित करता है कि महत्वपूर्ण प्रस्तुतियों के दौरान आपके काम की गुणवत्ता और विवरण बनाए रखा जाता है।
- सोमवार – सोमवार एक परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो प्रबंधकों को एक दृश्य, सहयोगात्मक स्थान में अपनी टीम के कार्यों और प्रगति की योजना बनाने, व्यवस्थित करने और ट्रैक करने में सक्षम बनाता है। सोमवार आपकी टीम के साथ-साथ आपके स्वयं के वर्कफ़्लो में शीर्ष पर बने रहना आसान बनाता है ।
- स्लैक या टीमें – स्लैक और माइक्रोसॉफ्ट दोनों टीमें आपकी टीम के लिए त्वरित और प्रभावी त्वरित संचार चैनल प्रदान करती हैं (सभी महत्वपूर्ण .GIF एकीकरण सहित)।
2. कर्मचारियों से नियमित रूप से मिलें
एक अन्य संचार विधि जो काम करती है वह है अपनी टीम के साथ नियमित रूप से मिलना, इससे संचार और सहयोग को बेहतर बनाने में मदद मिलती है। दूर-दराज के कर्मचारियों वाली टीमों के लिए, वीडियो कॉन्फ़्रेंस कॉल सभी से आमने-सामने मिलने में सक्षम होने के लिए एक आदर्श समाधान है। ऑडियो कॉल के विपरीत, वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल आपको वास्तव में चेहरे के भाव और शारीरिक भाषा देखने देती है ताकि हर कोई पूरी तरह से समझ सके कि कुछ कैसे संचारित किया जा रहा है। आप टीम के उन सदस्यों के लिए भी अपनी मीटिंग रिकॉर्ड कर सकते हैं जो बाद में समीक्षा करने के लिए कॉन्फ़्रेंस कॉल में शामिल नहीं हो पाए।
3. उपलब्धियों को पहचानें
एक प्रबंधक या टीम लीडर के रूप में, मनोबल ऊंचा और प्रेरणा मजबूत रखना महत्वपूर्ण है। व्यक्तिगत और टीम की उपलब्धियों को सार्वजनिक रूप से मान्यता देकर, आप दिखाएंगे कि आप अपनी टीम और उनके प्रदर्शन पर ध्यान देते हैं और उनकी परवाह करते हैं। उपलब्धियों को मान्यता देने से प्रदर्शन पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है और उत्पादकता बढ़ सकती है।
4. स्पष्ट निर्देश दें
एक क्षेत्र जहां संचार विफल हो जाता है वह यह है कि टीम लीडर निर्देशों को कैसे संप्रेषित करते हैं। अस्पष्ट संचार के कारण किसी प्रोजेक्ट में देरी हो सकती है या वह पूरी तरह से रुक सकता है। सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक कार्य या परियोजना के लिए विस्तृत निर्देश शामिल करें। आप ये निर्देश ईमेल, प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल, वीडियो चैट या उपरोक्त सभी के माध्यम से दे सकते हैं। स्पष्ट निर्देश आपकी टीम के लिए पहली बार में चीज़ें ठीक करना आसान बनाते हैं।
5. एक खुला वातावरण बनाएं
संचार के प्रवाह को खोलने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपकी टीम के सदस्य आपके पास आने में सहज महसूस करें जब उन्हें कोई समस्या हो, कोई गलती हो या कोई प्रश्न हो। हम सभी ने यह मुहावरा सुना है “मेरा दरवाज़ा हमेशा खुला है,” लेकिन जब आपकी टीम पूरी दुनिया में फैली हो तो ऐसा करना बिल्कुल आसान नहीं है। अपनी टीम को यह स्पष्ट करके कि वे किसी भी चीज़ के लिए आपसे संपर्क कर सकते हैं, चाहे व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉल पर, आप उन्हें सहज महसूस कराएंगे और संचार का एक खुला वातावरण तैयार करेंगे।
6. आमने-सामने के लिए समय निकालें
खुले वातावरण के निर्माण को ध्यान में रखते हुए, टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ एक-पर-एक बैठकें आयोजित करना महत्वपूर्ण है ताकि उन्हें प्रश्नों, समस्याओं या सुझावों के साथ आपके पास आने का अवसर दिया जा सके। आमने-सामने टीम के सदस्यों से उनके प्रदर्शन के बारे में बात करने, वे किन समस्याओं से जूझ रहे हैं और आप उनका बेहतर समर्थन कैसे कर सकते हैं, के बारे में बात करने के बेहतरीन अवसर हैं। वे कुछ ऐसी बातें सामने ला सकते हैं जिन्हें समूह परिवेश में साझा करने में उन्हें सहजता महसूस नहीं हुई होगी। आमने-सामने की बैठकें भी उन्हें एक व्यक्ति के रूप में मूल्यवान महसूस कराने में मदद कर सकती हैं।
7. दृश्यों का प्रयोग करें
अपनी बात मनवाने के लिए संचार के विभिन्न तरीकों का उपयोग करने से न डरें। यदि लोगों के पास वापस जाने के लिए दृश्य संदर्भ नहीं है तो वे अक्सर विवरण चूक जाते हैं – खासकर यदि वे श्रवण जानकारी को बनाए रखने में अच्छे नहीं हैं। व्हाइटबोर्ड रचनात्मकता को बढ़ावा देते हैं और सामग्री को आकर्षक और आत्मसात करने और बनाए रखने में आसान बनाते हैं। लाइफसाइज शेयर™ के साथ कैप्टिवो आपको वीडियो कॉन्फ्रेंस कॉल के दौरान वास्तविक समय में व्हाइटबोर्ड सामग्री को कैप्चर करने और साझा करने की सुविधा देता है। बैठक के बाद, बैठक के दौरान साझा किए गए किसी भी स्लाइड डेक या कैप्टिवो सत्र को आपकी बैठक के दौरान चर्चा की गई चर्चा के दृश्य अनुस्मारक के रूप में भेजना सुनिश्चित करें।
8. प्रतिक्रिया के लिए खुले रहें
प्रबंधकों को यह महसूस करने की आवश्यकता है कि दोतरफा संचार भी महत्वपूर्ण है। खुले संचार का मतलब है कि आपको अपने संचार और नेतृत्व/ प्रबंधन शैली को बेहतर बनाने के लिए अपनी टीम के सदस्यों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए खुला रहना होगा । एक ऐसी प्रणाली रखें जहां टीम के सदस्य आपको आसानी से फीडबैक भेज सकें, शायद ईमेल के माध्यम से, आमने-सामने या गुमनाम रूप से। टीम के सदस्यों को इस बारे में सुझाव देने के लिए प्रोत्साहित करें कि कर्मचारियों की उच्च संतुष्टि के लिए क्या सुधार किया जा सकता है, और टीम कंपनी के भविष्य के लिए विचारों के साथ बेहतर संवाद कैसे कर सकती है।
प्रभावी संचार रणनीतियों के 3 लाभ
कंपनियां कैसे काम करती हैं, सहयोग करती हैं और यहां तक कि मेलजोल भी कैसे बढ़ाती हैं, इसमें संचार एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। खराब कार्यस्थल संचार किसी संगठन के भीतर कई प्रकार की समस्याओं को जन्म दे सकता है।
एक अध्ययन में पाया गया कि 45% अमेरिकी कर्मचारी वरिष्ठ प्रबंधन के संचार के तरीके से नाखुश हैं और कर्मचारी जुड़ाव को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं। इसका परिणाम यह होता है कि कर्मचारी स्वयं को अलग-थलग, अलग-थलग और अनसुना महसूस करते हैं।
इसके विपरीत, जब कर्मचारियों को लगता है कि उनकी बात सुनी जा रही है, तो यह एक सकारात्मक आदर्श कार्य वातावरण बनाता है , उत्पादकता बढ़ाता है और कार्यस्थल में नवाचार को बढ़ावा देता है।
1. एक सकारात्मक कार्यस्थल
एक सकारात्मक कार्य वातावरण एक सहयोगी आधार से शुरू होता है। टीम के सदस्यों को प्रश्न पूछने और अपनी राय व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित करने से उन्हें सशक्त महसूस करने में मदद मिलती है, टीम सहयोग बढ़ता है और उन्हें समुदाय की भावना मिलती है जो समूह की सफलता में योगदान देगी। अंततः, एक टीम जो टीम के बीच सौहार्द बनाने पर ध्यान केंद्रित करती है वह एक मजबूत टीम होती है जो खुश होती है और साथ मिलकर काम करने के लिए उत्सुक होती है
2. उत्पादकता में वृद्धि
प्रभावी ढंग से संवाद करके, आप अपने कर्मचारियों के कौशल, अनुभव और प्रतिभा को बेहतर ढंग से समझ सकते हैं। इससे स्पष्ट दिशानिर्देश प्रदान करना और सबसे उपयुक्त कौशल वाले टीम के सदस्यों को कार्य सौंपना आसान हो जाता है। इसके अलावा, प्रभावी संचार रणनीतियों को लागू करने से टीमों को बेहतर सहयोग करने, कम गलतियों का अनुभव करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद मिलती है। लाइफसाइज़ उपयोगकर्ताओं के एक हालिया सर्वेक्षण में, 99% उत्तरदाताओं ने इस भावना से सहमति व्यक्त की कि संचार और सहयोग में सुधार से उनकी टीमों के लिए उत्पादकता में सुधार हुआ है ।
3. ग्रेटर इनोवेशन
जब कर्मचारियों को लगता है कि वे उपहास के डर के बिना अपने विचारों और राय को खुलकर संप्रेषित कर सकते हैं, तो उनके सामने नए विचार लाने की बहुत अधिक संभावना होती है। विचारों को साझा करके और संचार के चैनल खोलकर, आप अपने संगठन के भीतर नवाचार बढ़ा सकते हैं।
कैसे एमएलबी ने लाइफसाइज का उपयोग करके संचार में सुधार किया और बैठक में उपस्थिति बढ़ाई
मेजर लीग बेसबॉल संयुक्त राज्य अमेरिका में सबसे ऐतिहासिक पेशेवर खेल लीग है, जो वर्ल्ड बेसबॉल क्लासिक और ऑल-स्टार गेम जैसे आयोजनों के साथ उत्तरी अमेरिका भर में 73 मिलियन लोगों को बॉलपार्क में लाती है। इन आयोजनों के लिए कई स्थानों पर फैले 50 से अधिक लोगों के साथ महीनों की तैयारी और समन्वय की आवश्यकता होती है।
पहले अपनी वैश्विक बैठकों के लिए केवल ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग कॉल सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के बाद, उन्होंने देखा कि सहभागिता कम थी और लोग अक्सर कॉल के दौरान एक साथ कई कार्य करते थे।
2017 में विश्व बेसबॉल क्लासिक की तैयारी में, मेजर लीग बेसबॉल ने निर्णय लिया कि उन्हें लाइफसाइज़ के साथ साझेदारी करके अपनी बैठकों को अधिक कुशल, प्रभावी और आकर्षक बनाने की आवश्यकता है । लाइफसाइज़ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर और पूरी तरह से एकीकृत कॉन्फ्रेंस रूम सिस्टम के माध्यम से, उन्होंने संचार और सहयोग करने के तरीके को पूरी तरह से बदल दिया।
ट्रायल रन के दौरान, एमएलबी ने देखा कि लोग अधिक व्यस्त थे और गलत संचार कम थे। इस सफलता ने दुनिया भर में अधिक से अधिक लोगों को लाइफसाइज़ के माध्यम से बैठकों में शामिल होने के लिए प्रोत्साहित किया।
मेजर लीग बेसबॉल की बैठक में उपस्थिति 2013 में उनके पिछले टूर्नामेंट की तुलना में 42% बढ़ी।
“आईटी परिप्रेक्ष्य से, इसे लागू करना सीधा था, हमारी आवश्यकताओं के लिए लचीला था और हमारे दूरदराज के कर्मचारियों के लिए भी उतना ही आसान था।” – डैनियल गेनी, एमएलबी में आईटी संचालन के प्रबंधक
लाइफसाइज़ अब मेजर लीग बेसबॉल के इवेंट टेक्नोलॉजी पोर्टफोलियो में एक स्थायी स्थिरता बन गया है और इसका उपयोग भविष्य के सभी आयोजनों के लिए किया जाएगा।
निष्कर्ष
जब कंपनियों के पास प्रभावी संचार रणनीति होती है तो समग्र उत्पादकता बढ़ जाती है। नियमित आमने-सामने और टीम बैठकों के माध्यम से, आप कार्यस्थल में अपने संचार के तरीके में सुधार कर सकते हैं। हालाँकि, विभिन्न शहरों में स्थित टीम सदस्यों वाली वैश्विक कंपनियों के लिए, पूरे संगठन में संचार थोड़ा अधिक चुनौतीपूर्ण हो सकता है। लाइफसाइज़ का क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म आमने-सामने संपर्क को आसान बनाता है और संगठनों को अपनी संचार रणनीति में सुधार करने में मदद करता है।
