आपके कैलेंडर को स्वचालित करने के दो प्रमुख फायदे हैं: आपको ईमेल टैग चलाने की ज़रूरत नहीं है कि कौन कब खाली है!
1. अपने कैलेंडर को स्वचालित करें
आपके कैलेंडर को स्वचालित करने के दो प्रमुख फायदे हैं: आपको ईमेल टैग चलाने की ज़रूरत नहीं है कि कौन कब खाली है और आपको फ़ोन कॉल और मीटिंग के लिए उपलब्ध समय ब्लॉक चुनने का मौका मिलता है। हलेलूजाह!
मैंने जेम्स पोलार्ड से बात की, जो एक मार्केटिंग कंसल्टेंसी चलाते हैं जो वित्तीय सलाहकारों के साथ काम करती है, और उन्होंने आपकी वेबसाइट पर कैलेंडर का एक लिंक डालने की सिफारिश की ताकि कोई भी कुछ ही क्लिक में आपके साथ अपॉइंटमेंट शेड्यूल कर सके। (मैं आपके ईमेल हस्ताक्षर में एक लिंक डालने की भी अनुशंसा करूंगा।)
लेकिन जेम्स अकेले नहीं हैं जिन्हें रोबोट कैलेंडर पसंद हैं। नैन्सी गेन्स , एक उत्पादकता विशेषज्ञ, जिनसे मैंने बात की, वह भी एक बड़ी प्रशंसक हैं। वह आपके दिन के अन्य हिस्सों (जो मुझे पसंद है) में रुकावटों से बचने के लिए आपके उपलब्ध घंटों को सीमित करने के लाभ पर जोर देती है।
यह देखने के लिए तैयार हैं कि यह कैसे काम करता है? एक्यूइटी , कैलेंडली और शेड्यूलऑन से शुरुआत करने का प्रयास करें ।
2. अपने संभावित ग्राहक की जानकारी एकत्र करने को स्वचालित करें
कोई भी दोहराई जाने वाली प्रक्रिया स्वचालित करने के लिए एक अच्छा उम्मीदवार है। जब यह दोहराने योग्य हो और इसके लिए आपकी विशेषज्ञता की आवश्यकता न हो, तो यह एक बेहतरीन उम्मीदवार है। Google फ़ॉर्म , टाइपफ़ॉर्म , या वुफ़ू जैसी सेवा का उपयोग करें , और आप मांसपेशियों को हिलाए बिना जितनी चाहें उतनी या कम संभावित जानकारी एकत्र कर सकते हैं।
इससे इकाई के प्रकार, राजस्व इत्यादि जैसे कष्टकारी विवरण प्राप्त करने (और संसाधित करने) में बहुत समय की बचत होती है। (साइड बेनिफिट: यदि आप शर्मीले हैं, तो इससे प्रारंभिक बातचीत का अधिकांश हिस्सा समाप्त हो जाता है। आप अपने पहले संपर्क में चले जाएंगे) अधिक जानकारी के साथ।)
3. अपने सगाई पत्रों को स्वचालित करें
एडोब साइन , साइनरिक्वेस्ट और डॉक्यूसाइन जैसी सेवाएं आपको डिजिटल रूप से ग्राहक हस्ताक्षर प्राप्त करने देती हैं, जिसका अर्थ है कि आप सगाई पत्रों को स्वचालित कर सकते हैं। इससे न केवल समय की बचत होती है बल्कि कागजी दस्तावेज़ों या ईमेल अनुलग्नकों को ट्रैक करने की परेशानी भी बचती है।
साथ ही, जैसा कि नैन्सी ने बताया, जब आपके पास जानकारी इकट्ठा करने और हस्ताक्षर एकत्र करने का कोई तरीका है, तो आप ऑनबोर्डिंग को स्वचालित भी कर सकते हैं। नीतियां और अनुबंध भेजना एक क्लिक से हो सकता है, और आपके ग्राहक बिना किसी प्रयास के हस्ताक्षर कर सकते हैं। इससे आपके घंटों की बचत हो सकती है और कभी-कभी नई व्यस्तता की परेशानी भरी शुरुआत में तेजी आ सकती है।
साइड नोट: निश्चित नहीं है कि एक अच्छा, नो-बीएस सगाई पत्र कैसे लिखा जाए? शीर्ष 100 क्विकबुक प्रोएडवाइजर सुसान प्रुस्किन की इस अतिथि पोस्ट को देखें ।
4. अपने सुरक्षित दस्तावेज़ संग्रहण को आउटसोर्स करें
जिस व्यक्ति से मैंने बात की, रोब सैट्रोम, एक टैक्स और अकाउंटिंग फर्म का मालिक था (अब वह फीडबैकरिंच , एक डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी का मालिक है)। उन्होंने मुझे बताया कि उनकी पुरानी फर्म द्वारा उठाए गए सबसे अच्छे कदमों में से एक अपने सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण को आउटसोर्स करना था।
वे क्लाउड स्टोरेज के लिए बाज़ार में थे क्योंकि वे थॉमसन रॉयटर्स के लिए भुगतान नहीं करना चाहते थे, इसलिए उन्होंने कम महंगे सॉफ़्टवेयर पर स्विच किया लेकिन फिर एक अलग क्लाउड स्टोरेज समाधान की आवश्यकता थी। उन्होंने स्मार्टवॉल्ट पाया , एक एन्क्रिप्टेड वॉल्ट सिस्टम जिसके बारे में उन्होंने कहा कि यह इंटुइट प्रोग्राम और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के साथ खूबसूरती से एकीकृत है।
जबकि मैं स्मार्टवॉल्ट का प्रशंसक हुआ करता था, मुझे लगता है कि बेचे जाने के बाद से इसने अपना ध्यान खो दिया है। यदि आप आज सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण के लिए बाज़ार में हैं, तो मैं Sharefile को देखूंगा ।
5. आउटसोर्स कार्य जिससे आप नफरत करते हैं
आपने शायद ग्राहकों से बार-बार कहा होगा कि उन्हें अपनी बहीखाता पद्धति को आउटसोर्स करना चाहिए ताकि वे अपने मुख्य व्यवसाय को चलाने पर ध्यान केंद्रित कर सकें। यही बात आप पर भी लागू होती है. यदि आपको विकास या वेब डिज़ाइन का कोई ज्ञान नहीं है तो आप अपनी वेबसाइट क्यों बना रहे हैं? जब एक किशोर फिल्म के पैसे के लिए इसकी देखभाल कर सकता है तो आप प्रति माह घंटों का खर्च क्यों कर रहे हैं?
आउटसोर्सिंग का वह काम जो आपको पसंद नहीं है, उसके कई फायदे हैं: आप उसे टालने के बजाय उसे पूरा करते हैं, आप उसमें उलझने के बजाय किसी विशेषज्ञ से काम लेते हैं, और आपको अपना नेटवर्क बनाने का मौका मिलता है। आख़िरकार, जिन लोगों को आप आउटसोर्स करते हैं वे संभवतः फ्रीलांसर हैं। और फ्रीलांसरों को अपने वित्त के मामले में हर तरह की मदद की ज़रूरत होती है।
