क्या है सेक्रेटेरियल (सचिवीय) ऑडिट चेकलिस्ट?

किसी भी कंपनी को सभी नियमों और क़ानूनों का पालन करना चाहिए| इसके लिए सेक्रेटेरियल ऑडिट (सचिवीय ऑडिट) की जरुरत है। इस ऑडिट का मुख्य उद्देश्य कॉर्पोरेट प्रशासन को बनाए रखना है। कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 204 के साथ कंपनी नियम 2014 के नियम 9 (मैनेजरियल पोजीशन पे लोगो की की नियुक्ति और पारिश्रमिक) में कहा गया है कि सभी सूचीबद्ध कंपनियां, सभी पब्लिक लिमिटेड कंपनियां के पास 50 करोड़ या उससे अधिक की चुकता शेयर पूंजी हो और सभी पब्लिक लिमिटेड कंपनियां के पास पास 250 करोड़ या उससे अधिक का कारोबार होना चाहिए।

सचिवीय ऑडिट एमआर –3 फॉर्म कंपनी के एक व्यक्तिगत पेशेवर द्वारा पूर्ण किया जाता है। सचिवीय लेखा परीक्षा को सचिवीय लेखा परीक्षक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए, एक से अधिक लेखा परीक्षक के मामले में, सभी को हस्ताक्षर करना चाहिए। अगर फाइलिंग में डिफ़ॉल्ट आता है तो, जिम्मेदार व्यक्ति यानी कंपनी के ऑडिटर को कम से कम 1 लाख और अत्यधिक 5 लाख तक का जुर्माना देना होगा। सचिवीय ऑडिट को प्राइवेट लिमिटेड कंपनियों के लिए छूट दी गई है। यदि कंपनियों का खंड के तहत उल्लेख नहीं किया गया है, तो वे स्वेच्छा से सचिवीय ऑडिट फाइल कर सकते हैं जिससे स्वतंत्र विश्वास मिलता है।

सचिवीय ऑडिट चेकलिस्ट

ऑडिटर को पांच विशिष्ट क़ानूनों के आधार पर दस्तावेजों की जांच व उसका पालन करना है।

• कंपनी अधिनियम और नियम, 2013,
• प्रतिभूति संविदा (विनियमन) अधिनियम और नियम, 1956 (SCRA)
• निक्षेपागार अधिनियम, 1996 और उनके उप-नियम
• विदेशी मुद्रा प्रबंधन अधिनियम (फेमा) 1999
• भारतीय प्रतिभूति और विनिमय बोर्ड अधिनियम 1992 (SEBI), इसके नियम और दिशानिर्देश।

सामान्य शिकायतें

ऑडिटर को यह जांचना होगा कि क्या कंपनी ने कंपनी अधिनियम 2013 के तहत सभी रजिस्टर, रिटर्न, फाइलें बना रखी हैं और साथ ही कंपनी को कंपनी के मेमोरेंडम और लेखों के प्रावधानों को पूरा करना होगा।

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दस्तावेजों की जाँच की जानी है

लेखा परीक्षक को कंपनी अधिनियम, 2013 के तहत निम्नलिखित वैधानिक रिपोर्टों की जांच करनी चाहिए:

1. धारा 49 के तहत निवेश का रजिस्टर- जब कोई कंपनी आगे की शेयर पूंजी के लिए कॉल करती है, तो निवेशकों का विवरण दर्ज किया जाना चाहिए।
2. कंपनियों के नियम 7 (जमा की स्वीकृति) नियम, 1975 के तहत जमा का रजिस्टर – जब भी कोई कंपनी जमा स्वीकार करती है,तब प्रत्येक जमाकर्ता के विवरणों को अलग से दर्ज किया जाना चाहिए।
3. धारा 143 के तहत आरोपों का पंजीकरण– कंपनी को विशेष रूप से कपंनी के लिए किए गए सभी अस्थायी शुल्क और कंपनी की संपत्ति को प्रभावित करने वाले सभी आरोपों को भी बनाए रखना पड़ता है।
4. धारा 150 के तहत सदस्यों का रजिस्टर- कंपनी को प्रत्येक और हर सदस्य के विवरण के बारे में एक या एक से अधिक पुस्तकों का रिकॉर्ड रखना होता है कि कितने शेयर हैं आदि।
5. धारा 152 के तहत डिबेंचर धारकों का रजिस्टर और इंडेक्स- कंपनी को सभी डिबेंचर धारकों को रिकॉर्ड करना होगा। साथ ही, जब वे डिबेंचर खत्म करते हैं तो तारीख का भी उल्लेख किया जाना चाहिए
6. धारा 157 के तहत सदस्यों या डिबेंचर धारकों के विदेशी रजिस्टर – जिस कंपनी के शेयर व भारत के बाहर डिबेंचर जारी करता है, जो भी सदस्य इसे खरीदते हैं, उन्हें विदेशी रजिस्टर सदस्यों के रूप में जाना जाता है। कंपनी को रजिस्ट्रार कार्यालय में 30 दिनों के भीतर रिकॉर्ड करना चाहिए।
7. धारा 163 के तहत रजिस्टर और रिटर्न – कंपनी को वार्षिक रिटर्न, वार्षिक खाते (बैलेंस शीट और लाभ और हानि खाता), आवंटन की वापसी और पंजीकृत कार्यालय की स्थिति में बदलाव की सूचना दर्ज करनी होगी। अदालत या सीएलबी आदेश, एमडी / डब्ल्यूटीई / प्रबंधक की नियुक्ति की वापसी, जमाओं की वापसी, संकल्पों और समझौतों का पंजीकरण।
8. मिनट 118 के तहत बैठकों की मिनट बुक – कंपनी को सभी बैठक के मिनट को बनाए रखना है। इसमें सदस्य, एजेंडा और सभी मामलों पर चर्चा होनी चाहिए। मिनट काफी ड्राफ्ट किया जाना चाहिए।
9. धारा 209 के तहत खातों और लागत अभिलेखों की पुस्तकें – प्रत्येक कंपनी के पास विशेष वित्तीय वर्ष के लिए खातों की उचित पुस्तकें होनी चाहिए।
10. अनुबंधों के विवरणों का रजिस्टर जिसमें निदेशक धारा 301 के तहत रुचि रखते हैं – निदेशकों की रूचि को ध्यान में रखते हुए, कंपनी को उन सभी अनुबंधों के रिकॉर्ड की एक पुस्तक रखनी चाहिए । इसमें समझौते की तारीख, पक्ष शामिल और समयावधि (यदि कोई हो) होनी चाहिए।
11. धारा 303 के तहत निदेशकों, प्रबंध निदेशक, प्रबंधक और सचिव का रजिस्टर – कंपनी को अपने निदेशकों, प्रबंधक आदि का पूरा विवरण अपने पास रखना चाहिए। कॉर्पोरेट का सदस्य होने की स्थिति में, उसका नाम दर्ज किया जाना चाहिए।
12. धारा 372 ए के तहत प्रदान किए गए ऋणों की गारंटी, दी गई या सुरक्षा के निवेश का रजिस्टर – यह इंटर-कॉर्पोरेट ऋण और निवेश के अलावा कुछ नहीं है। कंपनी को उन सभी नामों को रिकॉर्ड अपने पास रखना चाहिए जहां कंपनी निवेश कर रही है।

लेखा परीक्षक को सचिवीय मानकों के पालन की जांच करनी होती है यानी उन्हें यह जांचना होता है कि कोई विविध वस्तुएं या निदेशकों का पारिश्रमिक आदि है। लेखा परीक्षक के पास एमओए और एओए में किए गए किसी भी बदलाव का रिकॉर्ड होना चाहिए।

ऑडिटर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कंपनी के पास ई-फाइलेड एमजी –14 फॉर्म है। प्रस्ताव पारित होने के बाद, फॉर्म को 30 दिनों के भीतर दाखिल किया जाना चाहिए।

सेबी के तहत शिकायतें

कंपनी को यह जाँचना होता है कि क्या कंपनी की प्रतिभूतियाँ स्टॉक एक्सचेंज में सूचीबद्ध हैं और यह भी जाँचना है कि उन्होंने जनता को शेयर / डिबेंचर जारी किया है या नहीं। यदि हाँ, तो ऑडिटरों को यह सुनिश्चित करना होगा कि उन शेयरों को मंजूरी मिल गई है और स्टॉक एक्सचेंज द्वारा अंतिम रूप दिया गया है, यदि नहीं, तो उन्हें यह देखना होगा कि क्या वे अपील दायर कर सकते हैं। उन्हें यह भी देखना होगा कि वार्षिक आम बैठक के दौरान किताबों के हस्तांतरण को बंद किया जाए या नहीं। उन्हें कुछ मामलों में बैठक की तारीख का सूचित करना होगा। उन्हें सेबी के दिशानिर्देशों के तहत खातों से संबंधित सभी दस्तावेज दाखिल करने चाहिए।

जब सचिवीय ऑडिट दायर किया जाता है; तब यह कार्यकारी निदेशकों, कंपनी के अधिकारियों, सरकारी संस्थान आदि सभी को लाभ प्रदान करता है। यह निवेशकों को कंपनी के स्तर का विश्लेषण करने में मदद करता है। इसके अलावा, यह कंपनी की सद्भावना और प्रतिष्ठा को मजबूत करने में मदद करता है जिससे निदेशकों को कानूनी निर्देश सुनिश्चित होते हैं।